Menu Purchase Order digunakan untuk membuat surat PO / pesanan obat kepada supplier. Menu ini memudahkan Anda sehingga tidak perlu membuat manual dan 2x kerja. Untuk mengakses menu Purchase Order silahkan buka
- Menu Pembelian – Purchase Order (PO).
Bagian 1 – Penginputan dari Aplikasi #
Berikut langkah-langkah membuat Purchase Order secara langsung melalui aplikasi:
Langkah-Langkah Pengisian PO #
| No | Field / Tombol | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Tanggal Purchase Order | Pilih tanggal sesuai tanggal pemesanan yang diinginkan. No. PO akan terisi otomatis oleh sistem. |
| 2 | Supplier | Ketik nama supplier atau pilih dari daftar yang tersedia. Jika belum ada, tekan tombol Tambah untuk menambahkan data supplier baru. |
| 3 | Jenis Obat | Pilih jenis obat: Non Konsinyasi atau Konsinyasi. |
| 4 | Keterangan | Isi kolom keterangan sesuai keterangan PO yang akan dipesan. |
| 5 | Kategori PO | Pilih kategori PO yang sesuai dengan kebutuhan pemesanan. |
Menambahkan Obat ke Daftar PO #
- Klik tombol
untuk menambahkan data obat yang akan dipesan kepada supplier. - Cari obat melalui kolom KODE OBAT atau NAMA OBAT. Anda juga dapat memfilter berdasarkan Pabrik, Satuan, Golongan, Kategori, Lokasi, dan Kandungan. Centang obat yang ditemukan, lalu tekan tombol
.
- Masukkan jumlah obat yang akan dipesan dan pilih satuannya. Harga obat PO dapat diubah langsung; subtotal dan total akan
terhitung secara otomatis.
- Tekan tombol Hapus untuk menghapus obat yang tidak jadi dipesan dari daftar PO.
- Pilih format cetak yang diinginkan:
- Struk Kecil 58mm
- Struk Kecil 76mm
- Invoice A5
- Invoice A5 PPN
- Invoice A5 Tanpa Harga
- Invoice A4
- Invoice A4 Tanpa Harga
- Setelah data obat PO sudah benar, tekan tombol
, lalu tunggu hingga muncul peringatan “PO berhasil disimpan”.
Bagian 2 – Import Purchase Order via Excel #
Selain penginputan langsung dari aplikasi, Purchase Order juga dapat dibuat dengan mengimpor file Excel. Metode ini berguna untuk pemesanan obat dalam jumlah banyak sekaligus.
⚠ Perhatian Penting sebelum Import Excel:
- Kolom yang diberi label warna kuning pada template Excel bersifat WAJIB diisi.
- Obat yang diinputkan di dalam file Excel harus merupakan obat yang sudah tersedia di aplikasi. Obat yang belum terdaftar di sistem tidak akan dapat diproses.
Langkah-Langkah Import Excel #
| No | Langkah | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Unduh Template Excel | Buka menu Pembelian – Purchase Order (PO), lalu klik tombol  untuk unduh file template yang tersedia. Gunakan template ini sebagai acuan pengisian data PO. |
| 2 | Isi Data pada Template | Buka file template dan isi kolom-kolom yang tersedia. Kolom dengan label berwarna kuning wajib diisi, antara lain:
|
| 3 | Periksa Data Obat | Pastikan setiap kode atau nama obat yang diinputkan telah terdaftar di sistem aplikasi. Obat yang tidak ditemukan di sistem akan menyebabkan proses import gagal. |
| 4 | Pilih File ke Aplikasi | Kembali ke menu Purchase Order, klik tombol  , lalu pilih dan unggah file Excel yang telah diisi. |
| 5 | Import File | Setelah memilih file excel klik tombol  . Tunggu hingga muncul pemberitahuan “Berhasil Import Purchase Order” |
| 6 | Verifikasi Hasil Import | Setelah proses import selesai, periksa Laporan PO yang telah terbuat. Pastikan semua data obat dan jumlah sudah sesuai. Jika ada data yang tidak masuk, periksa kembali kode/nama obat pada file Excel. |
Tips Import Excel: #
- Selalu gunakan template resmi yang diunduh dari aplikasi untuk menghindari kesalahan format.
- Jangan mengubah nama atau urutan kolom pada template Excel.
- Pastikan tidak ada baris kosong di antara data obat yang diisikan.
- Jika obat belum terdaftar di aplikasi, daftarkan terlebih dahulu melalui menu Master Data – Data Obat sebelum melakukan import.
