Indikator Kebocoran Stok mengukur kerugian dari aset (stok) akibat kadaluarsa, kehilangan, dan ketidakdisiplinan operasional. Perbaikan ini wajib dilakukan untuk menutup celah kerugian modal.
Perbaikan Kedisiplinan Stock Opname (SO) #
VI memaksa Anda untuk menerapkan SO Harian (mencontoh Indomaret/Alfamart) agar bisnis tidak perlu tutup total untuk SO.
| Aspek yang Diaudit | Analisis VI | Tindak Lanjut yang Harus Dilakukan |
|---|---|---|
| Target SO Harian | VI otomatis menghitung target: Berdasarkan total 1.306 Item, 5 Pegawai, dan 26 Hari Kerja, maka target SO per pegawai per hari adalah 11 Item. | Wajib Terapkan SO Harian: Setiap pegawai hanya perlu melakukan SO untuk 11 item (kurang lebih 50 menit kerja per hari, dibagi pagi dan sore). VI memberikan hitungan ini untuk menghilangkan alasan pegawai bahwa SO itu memakan waktu. |
| Disiplin SO Mingguan/Bulanan | VI akan mengingatkan (dengan warna merah) jika SO belum dilakukan minggu ini atau bulan ini. | Prioritaskan: Jaga validitas stok Pareto A karena sangat vital. Jika ada peringatan, segera lakukan SO pada item tersebut. |
| SO Item Pareto A | VI mengingatkan jika ada Item Pareto A (item yang menyumbang 80% omzet) yang belum di-SO lebih dari 1 minggu. | Prioritaskan: Jaga validitas stok Pareto A. Segera lakukan SO pada item yang diperingatkan untuk mencegah kesalahan pengadaan. |
| Trend Selisih SO | Grafik menunjukkan trend Selisih Minus dan Selisih Plus bulanan. | Analisis Trend: Gunakan grafik ini untuk menganalisis apakah kerugian stok (Selisih Minus, garis merah) semakin kecil dari bulan ke bulan. |
Pengendalian Obat Hilang (Stok Minus) #
VI melacak obat yang hilang (loss) dan kerugian HPP (Harga Pokok Penjualan) akibat selisih stok minus (stok di sistem lebih banyak daripada stok fisik).
| Data Audit | Analisis VI | Tindak Lanjut yang Harus Dilakukan |
|---|---|---|
| Selisih SO Minus Terbanyak | Terdapat 14 data selisih SO minus dalam 1 minggu (ditemukan pada dashboard), dengan ALOFAR 100MG menjadi item yang paling banyak hilang. | Audit Mendalam: Selisih minus ini adalah indikasi bahwa barang keluar tanpa transaksi (fraud) atau ada kesalahan input yang parah. Lakukan audit pada pegawai yang terlibat SO dan penjualan ALOFAR. |
| Kerugian HPP Obat Hilang | Menampilkan total kuantitas hilang dan kerugian HPP (misalnya ALOFAR 100MG hilang 775 unit dengan kerugian Rp 19.25 Juta). | Evaluasi Kerugian: Gunakan grafik trend untuk melihat bulan mana kerugian terbesar terjadi. Laporan ini sangat vital untuk menentukan besarnya kerugian akibat fraud atau kesalahan operasional. |
Pengendalian Obat Kadaluarsa (ED) #
Data Obat ED Kurang dari 3 Bulan #
VI menampilkan daftar obat yang TGL ED-nya kurang dari 90 hari (misal: Amlodipine ED dalam 17 hari).
Tindakan: Segera lakukan *Mark Down* atau retur ke PBF jika memungkinkan, sebelum obat tersebut menjadi kerugian total.
Data Obat Kadaluarsa (ED) #
Menampilkan jumlah item dan Kerugian HPP dari obat yang sudah ED.
Input SO dan Musnahkan: Ketika SO, pegawai harus menginput jumlah stok ED pada kolom baru “Stok Expired“.
Proses Pemusnahan Obat ED #
- Saat Stok Opname, pegawai wajib menginput jumlah stok Expired pada kolom baru “Stok Expired” di Menu Stok Opname
- Data obat yang diinput sebagai “Expired” akan muncul di menu STOK DAN HARGA – Pemusnahan Obat Expired.
- Di menu Pemusnahan Obat Expired, Anda harus memilih opsi **Musnahkan** atau **Retur**.
- Baru setelah dimusnahkan/diretur, stok di sistem akan berkurang dan akan tampil di Vmedis Intelligence.
