Struktur Organisasi Apotek: Jabatan dan Pembagian Tugasnya

Struktur organisasi apotek umumnya terdiri dari beberapa divisi dengan peran dan tanggung jawab yang terdefinisi dengan baik.

Contoh Struktur Organisasi Apotek yang umum diterapkan:

1. Apoteker Penanggung Jawab (APJ)

APJ merupakan pemimpin apotek dan bertanggung jawab secara keseluruhan atas operasional dan pelayanan apotek. Tugas dan tanggung jawab APJ meliputi:

• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait apotek.
• Membuat kebijakan dan prosedur terkait operasional apotek.
• Mengawasi dan mengendalikan kualitas obat-obatan dan pelayanan apotek.
• Memimpin dan membimbing staf apotek.
• Memberikan layanan farmasi kepada pasien.
• Menjalin kerjasama dengan pihak-pihak terkait, seperti dokter, rumah sakit, dan BPJS Kesehatan.

2. Pemilik Sarana Apotek

Pemilik sarana apotek merupakan pemilik modal apotek, bertanggung jawab atas penyediaan sarana dan prasarana apotek yang sesuai dengan standar yang berlaku.

3. Apoteker Pendamping

Apoteker pendamping membantu APJ dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Tugas dan tanggung jawab apoteker pendamping meliputi:

• Memberikan masukan kepada APJ untuk perkembangan apotek.
• Membantu APJ dalam menyusun laporan rutin.
• Membantu APJ dalam memastikan ketepatan pembacaan resep dokter.
• Memberikan informasi mengenai obat kepada pasien.

4. Asisten Apoteker

Asisten apoteker bertugas membantu APJ dan apoteker pendamping dalam pelayanan obat kepada pasien. Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker meliputi:

• Menerima pasien dan mencatat resep dokter.
• Mempersiapkan obat-obatan sesuai dengan resep dokter.
• Memberikan informasi mengenai obat kepada pasien.
• Menjaga kebersihan dan kerapian ruang pelayanan apotek.

5. Tata Usaha

Tata usaha bertugas mengelola administrasi dan keuangan apotek. Tugas dan tanggung jawab tata usaha meliputi:

• Membuat laporan keuangan apotek.
• Menyusun laporan pajak apotek.
• Membuat laporan inventaris obat-obatan apotek.
• Menangani urusan administrasi lainnya terkait apotek.

6. Kasir

Kasir bertugas mengelola keuangan apotek terkait transaksi penjualan obat. Tugas dan tanggung jawab kasir meliputi:

• Menerima pembayaran obat dari pasien.
• Mencatat transaksi penjualan obat.
• Menyetorkan uang hasil penjualan kepada APJ.

7. Juru Resep

Juru resep bertugas membantu asisten apoteker dalam mempersiapkan obat-obatan, terutama untuk resep yang kompleks atau membutuhkan perhitungan dosis yang rumit.

• Membaca dan memahami resep dokter dengan cermat.
• Menghitung dosis obat yang tepat berdasarkan usia, berat badan, dan kondisi pasien.
• Memastikan obat yang diberikan sesuai dengan resep dokter dan tidak ada kontraindikasi dengan obat lain yang dikonsumsi pasien.
• Menyiapkan label obat dengan informasi yang lengkap dan akurat.
• Memberikan informasi kepada pasien tentang cara penggunaan obat yang benar.

8. Petugas Gudang

Petugas gudang bertugas mengelola gudang apotek, termasuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan obat-obatan.

• Menerima obat-obatan dari distributor dan memastikan bahwa obat yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan.
• Menyimpan obat-obatan di tempat yang sesuai dengan persyaratan penyimpanan yang diatur oleh peraturan perundang-undangan.
• Menjaga kebersihan dan kerapian gudang.
• Melakukan pencatatan stok obat secara berkala dan akurat.
• Mengeluarkan obat-obatan kepada asisten apoteker berdasarkan permintaan.
• Melakukan pemeriksaan kadaluarsa obat secara berkala dan melaporkan obat yang sudah kadaluarsa kepada APJ.

9. Karyawan Pembantu

Karyawan pembantu bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti membersihkan ruangan, fotokopi dokumen, dan mengurus keperluan lainnya.

• Menjaga kebersihan dan kerapian apotek.
• Membantu administrator dalam mengurus administrasi apotek.
• Membantu manajer dalam menyelesaikan tugas

10. Bendahara

Bendahara bertugas mengelola keuangan apotek secara keseluruhan.

• Membuat laporan keuangan apotek secara berkala.
• Melakukan pembayaran tagihan kepada pemasok dan pihak lain.
• Menangani transaksi keuangan apotek, seperti penerimaan dan pengeluaran uang.
• Menyusun anggaran keuangan apotek.
• Melakukan kontrol dan audit keuangan apotek.
• Melaporkan kondisi keuangan apotek kepada APJ secara berkala.

Baca Juga:
6 Cara Meningkatkan Penjualan Obat Apotek di Tahun 2024

Manfaat Menerapkan Struktur Organisasi Apotek

1. Peningkatan Efisiensi Operasional:

• Pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas:
  Setiap bagian dalam struktur organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab yang terdefinisi dengan baik. Hal ini membantu menghindari duplikasi pekerjaan dan meningkatkan efisiensi operasional apotek secara keseluruhan.
• Alur kerja yang terstruktur:
  Struktur organisasi yang jelas membantu mendefinisikan alur kerja yang terstruktur, sehingga proses pelayanan obat kepada pasien dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.
• Pemanfaatan sumber daya yang optimal:
  Struktur organisasi yang efektif membantu apotek memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya secara optimal, baik sumber daya manusia, keuangan, maupun sarana dan prasarana.

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan:

• Standarisasi pelayanan:
  Struktur organisasi yang efektif membantu apotek dalam menetapkan standar pelayanan yang terukur dan terukur. Hal ini memastikan bahwa pasien mendapatkan pelayanan yang berkualitas dan konsisten.
• Peningkatan kompetensi staf:
  Struktur organisasi yang jelas membantu apotek dalam mengembangkan program pelatihan dan pengembangan staf yang efektif. Hal ini meningkatkan kompetensi staf dan kualitas pelayanan yang diberikan.
• Peningkatan komunikasi dan koordinasi:
  Struktur organisasi yang baik membantu meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar staf, sehingga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kepuasan pasien.

3. Peningkatan Kepuasan Pasien:

• Pelayanan yang cepat dan tepat:
  Pasien mendapatkan pelayanan yang cepat dan tepat karena alur kerja yang terstruktur dan pembagian tugas yang jelas.
• Informasi yang akurat:
  Pasien mendapatkan informasi yang akurat dan lengkap mengenai obat-obatan yang mereka konsumsi.
• Kepercayaan terhadap apotek:
  Struktur organisasi yang profesional meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek dan mendorong mereka untuk kembali menggunakan layanan apotek.

4. Peningkatan Keberhasilan Apotek:

• Reputasi yang baik:
  Struktur organisasi yang efektif membantu apotek membangun reputasi yang baik di mata pasien dan masyarakat luas.
• Peningkatan pangsa pasar:
  Apotek dengan struktur organisasi yang baik lebih kompetitif dan mampu meningkatkan pangsa pasarnya.
• Keberlanjutan usaha:
  Struktur organisasi yang efektif membantu apotek untuk mencapai tujuan bisnisnya dan memastikan keberlanjutan usahanya.

Kesimpulan

Struktur organisasi apotek yang efektif merupakan kunci penting untuk memastikan kelancaran operasional dan pelayanan yang optimal.

Untuk mempermudah anda dalam membangun struktur organasisai apotek dan membagi job desk setiap staff anda. Saya merekomendasikan Aplikasi Apotek Vmedis.

Dengan Vmedis, anda bisa membuat akun user sesuai dengan job desk mereka, bahkan anda bisa memberikan KPI, untuk memantau kinerja mereka.