Kartu Stok Obat: Definisi, Fungsi, dan Contohnya

Bagi sebagian orang, kartu stok mungkin hanyalah lembaran kertas biasa. Tapi bagi seorang apoteker atau pemilik apotek, kartu stok adalah alat penting yang bisa menyelamatkan dari kekacauan gudang, kehabisan stok, atau bahkan kerugian besar.

Kalau kamu pernah bingung tiba-tiba obat laris habis begitu saja tanpa catatan yang jelas, atau stok numpuk tapi tak laku-laku, mungkin masalahnya bukan pada PBF atau sistem, tapi pada pencatatanmu sendiri. Dan semua itu bisa dicegah hanya dengan satu alat: kartu stok obat.

Apa Itu Kartu Stok Obat?

Kartu stok adalah catatan manual yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi keluar-masuk obat di apotek. Satu kartu mewakili satu item obat. Jadi, kalau kamu punya 100 jenis obat, idealnya kamu punya 100 kartu stok.

Informasi yang umumnya tercantum di kartu stok adalah:

• Nama obat dan bentuk sediaan
• Tanggal transaksi
• Jumlah masuk
• Jumlah keluar
• Saldo akhir

Contoh Kartu Stok Obat bisa kamu lihat dibawah :

Yang terlihat sederhana ini justru menjadi pondasi penting dalam pengelolaan persediaan. Tanpa kartu stok, banyak apotek yang berjalan dalam ketidakpastian, hanya mengandalkan perkiraan dan feeling.

Kenapa Kartu Stok Obat Begitu Penting?

Bukan hanya soal tahu berapa stok yang tersisa, tapi juga soal jejak. Kartu stok memberi kamu histori lengkap: kapan terakhir masuk, berapa kali keluar, dan ke mana saja barang itu berpindah.

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Pasal 19 ayat (2) menegaskan bahwa setiap pengelolaan sediaan farmasi harus tertib dan terdokumentasi. Nah, kartu stok adalah salah satu bentuk dokumentasi tersebut.

Tanpa pencatatan yang rapi, kamu tidak akan tahu apakah obat habis karena memang laku, atau karena ada kebocoran. Kamu juga akan kesulitan saat stock opname atau saat ingin mengetahui tren pemakaian obat tertentu.

Dengan kartu stok, semuanya tercatat. Tidak ada ruang untuk tebak-tebakan.

Langkah Mengisi Kartu Stok Obat dengan Benar

Sebenarnya tidak sulit, asal dilakukan dengan disiplin dan konsisten. Berikut langkah-langkahnya:

1. Siapkan kartu untuk setiap jenis obat
   Satu kartu untuk satu obat, lengkap dengan nama, satuan, dan lokasi penyimpanan. Jangan mencampur beberapa jenis obat dalam satu kartu hanya karena ingin hemat kertas. Itu berisiko tinggi menyebabkan kekeliruan pencatatan.
2. Catat setiap transaksi masuk
   Setiap kali ada barang datang dari distributor atau PBF, segera catat jumlahnya di kolom “masuk”. Sertakan tanggal dan keterangan, misalnya “Pembelian dari PBF A”. Jangan tunda pencatatan, karena risiko lupa akan semakin tinggi jika dicatat belakangan.
3. Catat setiap transaksi keluar
   Entah karena penjualan, pengembalian, pemusnahan, atau pemindahan ke cabang lain—semuanya wajib dicatat. Cantumkan jumlah keluar, keterangan, dan saldo setelah transaksi. Ini akan sangat membantu saat melakukan audit atau rekonsiliasi.
4. Lakukan pengecekan berkala
   Idealnya, kamu melakukan rekonsiliasi stok fisik dan kartu stok setiap akhir hari. Tapi jika belum memungkinkan, lakukan minimal seminggu sekali. Semakin rutin kamu cocokkan data dengan kondisi sebenarnya, semakin kecil peluang terjadinya selisih. Konsistensi adalah kunci.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

1. Menunda pencatatan. Ini adalah kesalahan klasik yang paling sering terjadi. Obat keluar, tapi “nanti aja deh nyatatnya.” Hasilnya? Lupa. Stok kacau.
2. Mengisi berdasarkan perkiraan. “Kayaknya tadi keluar 3 strip deh.” Kata “kayaknya” tidak boleh ada dalam sistem pencatatan stok. Semuanya harus pasti.
3. Tidak melakukan rekonsiliasi. Jika kamu tidak pernah mengecek kesesuaian antara catatan dan stok fisik, maka kartu stokmu tidak ada gunanya.
4. Menggabungkan data obat berbeda. Mencatat tablet dan sirup dalam satu kartu? Kesalahan besar. Satu obat, satu kartu, satu satuan. Titik.
5. Tidak mencatat retur atau obat rusak. Padahal ini juga mempengaruhi stok. Jika tidak dicatat, kamu akan mengira barang masih ada padahal sudah dikembalikan atau dibuang.

Manual vs Digital: Kapan Saatnya Upgrade?

Kalau kamu masih menggunakan kartu stok manual dan apotekmu masih kecil, itu tidak masalah. Tapi ketika jumlah transaksi makin banyak, jumlah obat makin bervariasi, dan kamu ingin laporan yang cepat serta akurat—maka sudah saatnya kamu mempertimbangkan sistem digital.

Dengan software apotek, pencatatan stok dilakukan secara otomatis setiap kali ada transaksi. Tidak ada lagi pencatatan manual, tidak ada risiko lupa, dan data bisa dilihat kapan saja tanpa harus ke gudang.

Beberapa keuntungan menggunakan sistem digital:

• Stok ter-update secara real-time
• Bisa melihat histori transaksi kapan saja
• Ada peringatan stok menipis
• Proses stock opname lebih cepat
• Minim kesalahan karena semua terekam otomatis

Kalau kamu ingin sistem seperti ini, kamu bisa pertimbangkan software apotek dari Vmedis. Tidak hanya mencatat stok, tapi juga memantau omzet, mengatur shift karyawan, dan banyak fitur lain yang memudahkan operasional apotekmu