Checklist Penerimaan Obat: Langkah-Langkah Penting yang Wajib Dilakukan

Mengelola apotek bukan hanya soal menjual obat. Salah satu proses krusial yang kerap luput dari perhatian adalah penerimaan obat baru dari pemasok.

Kesalahan saat menerima obat dapat berdampak pada kualitas produk, keuangan, hingga reputasi apotek. Untuk mempermudah dan meminimalisir risiko, berikut adalah checklist penerimaan obat yang bisa Anda terapkan.

1. Persiapan Sebelum Menerima Obat

Sebelum memeriksa kiriman obat yang datang, pastikan Anda sudah mempersiapkan segala sesuatunya.

• Buat Daftar Pesanan (Purchase Order): Pastikan dokumen pemesanan lengkap dan jelas, mencakup nama obat, jumlah, serta keterangan batch atau nomor izin edar.
• Siapkan Ruang Penyimpanan: Pastikan area penyimpanan bersih, kering, dan memiliki suhu serta kelembapan sesuai standar.

2. Verifikasi Dokumen Pendukung

Saat obat tiba, periksa dokumen untuk memastikan semuanya sesuai dengan pesanan.

• Cocokkan Nota dan Faktur: Bandingkan data jumlah pesanan, jenis obat, hingga total biaya. Setiap selisih harus langsung diklarifikasi.
• Periksa Label dan Tanggal Kedaluwarsa: Pastikan label pada kemasan sesuai dengan nama obat yang dipesan dan tanggal kedaluwarsanya masih aman.

3. Periksa Kondisi Fisik Obat

Kualitas kemasan tak kalah penting untuk menjaga mutu obat.

• Cek Kemasan Luar: Jangan terima obat dengan kemasan rusak, sobek, atau basah. Kondisi kemasan yang cacat bisa memengaruhi kualitas obat.
• Kelompokkan Berdasarkan Batch: Pastikan obat dengan batch tertentu terpisah dari batch lain untuk memudahkan penelusuran jika terjadi recall.

4. Konfirmasi Keseluruhan Pesanan

Sebelum menyimpan obat ke dalam gudang atau rak, pastikan semua data tercatat secara akurat.

• Hitung Jumlah Obat: Sesuaikan perhitungan manual dengan jumlah di faktur. Jika ada selisih, laporkan segera ke distributor.
• Pastikan Sesuai Spesifikasi: Nama obat, merek dagang, dan bentuk sediaan (tablet, sirup, kapsul) harus benar-benar sesuai dengan pesanan.

5. Penempatan dan Penyimpanan

Langkah ini sering dianggap sepele, padahal berdampak besar pada kualitas obat.

• Ikuti Sistem FIFO/FEFO: Letakkan obat dengan tanggal kedaluwarsa terdekat di bagian depan agar cepat terpakai.
• Kontrol Suhu dan Kelembapan: Gunakan termometer dan hygrometer untuk memastikan kondisi penyimpanan tetap ideal.

6. Catatan dan Dokumentasi

Dokumentasi yang baik akan memudahkan Anda memantau stok dan melakukan evaluasi.

• Lengkapi Form Penerimaan Obat: Sertakan tanggal penerimaan, jumlah, batch, dan kondisi obat saat diterima.
• Simpan Bukti Transaksi: Nota, faktur, dan dokumen lain perlu diarsipkan rapi untuk keperluan audit atau klaim garansi jika ditemukan cacat.

7. Gunakan Teknologi untuk Memudahkan Proses

Tidak perlu repot mencatat secara manual, manfaatkan aplikasi khusus untuk manajemen apotek.

• Barcode/QR Code Scanning: Mempercepat proses validasi stok dan mengurangi human error.
• Sistem Notifikasi Kedaluwarsa: Banyak software yang menawarkan fitur pengingat untuk stok yang mendekati tanggal kedaluwarsa.

Dukung Efisiensi dengan Software Apotek Terkini

Untuk menerapkan seluruh checklist penerimaan obat di atas secara optimal, Anda dapat menggunakan software apotek dari VMedis. Dengan fitur canggih seperti pemantauan stok real-time, pencatatan batch dan tanggal kedaluwarsa, serta laporan penjualan terintegrasi.

Anda bisa memastikan setiap obat yang diterima memenuhi standar kualitas dan keamanan. Hasilnya, apotek Anda tidak hanya hemat biaya, tetapi juga kian dipercaya oleh pelanggan.

Semoga checklist ini membantu Anda membangun proses penerimaan obat yang efektif dan terstruktur. Selamat mengelola apotek dengan lebih profesional dan efisien!