Apa itu Stock Opname Obat? Ini Penjelasan dan Cara Melakukannya

Stock opname obat adalah kegiatan menghitung stok obat secara fisik dan mencocokkannya dengan kartu stok. Baik itu kartu stok obat manual atau digital.

Lebih dari sekadar menghitung jumlah obat, stock opname yang efektif melibatkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang terstruktur, dan tindak lanjut yang konsisten.

Cara Melakukan stock opname obat:

1. Persiapan:

Membentuk tim stock opname:

• Tim ini sebaiknya terdiri dari minimal 3 orang, yaitu:
  • Apoteker: Bertindak sebagai pemimpin tim dan bertanggung jawab atas keakuratan data dan proses stock opname.
  • Asisten apoteker: Membantu apoteker dalam menghitung stok obat dan mencatat data.
  • Staf gudang: Membantu dalam memindahkan obat dan menyiapkan ruang kerja.
• Mempertimbangkan keahlian dan pengalaman setiap anggota tim.
• Memberikan pelatihan kepada tim tentang prosedur stock opname.

Menentukan waktu yang tepat:

• Pilihlah waktu saat apotek tidak terlalu ramai, seperti:
  • Pagi hari sebelum jam buka (untuk apotek yang buka pagi hari).
  • Malam hari setelah jam tutup (untuk apotek yang buka malam hari).
• Hindari melakukan stock opname pada hari libur atau hari besar.
• Komunikasikan jadwal stock opname kepada seluruh staf apotek.

Mempersiapkan alat dan bahan:

• Siapkan formulir stock opname yang sesuai dengan format yang telah ditentukan.
• Siapkan pulpen, kalkulator, label obat, keranjang obat, dan alat tulis lainnya yang diperlukan.
• Gunakan barcode scanner (opsional) untuk mempercepat proses penghitungan stok.
• Siapkan ruang kerja yang cukup luas dan terang untuk menampung tim stock opname dan obat-obatan yang akan dihitung.

Memastikan ketersediaan ruang kerja:

• Siapkan ruang kerja yang terpisah dari area pelayanan apotek.
• Ruang kerja harus cukup luas untuk menampung tim stock opname dan obat-obatan yang akan dihitung.
• Ruang kerja harus terang agar memudahkan proses penghitungan stok.
• Pastikan ruang kerja bersih dan rapi untuk menghindari kontaminasi obat.

Memperjelas alur kerja:

• Buatlah SOP (Standar Operasional Prosedur) stock opname yang menjelaskan secara detail:
  • Alur kerja stock opname dari awal hingga akhir.
  • Tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim.
  • Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam setiap tahap stock opname.
• Komunikasikan SOP stock opname kepada seluruh anggota tim.
• Lakukan simulasi stock opname untuk memastikan semua anggota tim memahami SOP dengan baik.

Mengkomunikasikan kepada staf:

• Informasikan kepada seluruh staf apotek tentang:
  • Jadwal stock opname.
  • Tujuan stock opname.
  • Peran mereka dalam stock opname.
• Minta staf untuk membantu dalam persiapan stock opname, seperti:
  • Merapikan rak obat.
  • Membongkar kemasan obat.
  • Menyiapkan obat-obatan yang akan dihitung.
• Pastikan staf memahami pentingnya stock opname dan peran mereka dalam menjaga akurasi data stok obat.

2. Pelaksanaan:

Memulai dengan pemeriksaan awal:

• Lakukan pemeriksaan awal untuk memastikan:
  • Semua obat telah tertata rapi di rak penyimpanan.
  • Tidak ada obat yang disembunyikan.
  • Gudang dalam keadaan terkunci.
  • Kamera CCTV (jika ada) berfungsi dengan baik.
• Buatlah catatan hasil pemeriksaan awal.

Melakukan penghitungan stok:

• Hitunglah jumlah fisik setiap jenis obat dengan cermat dan teliti.
• Catatlah hasil penghitungan pada formulir stock opname.
• Gunakan barcode scanner (jika ada) untuk mempercepat proses penghitungan stok.
• Pastikan setiap obat dihitung hanya sekali.
• Lakukan penghitungan secara berkelompok untuk menghindari kesalahan.

Memeriksa tanggal kadaluarsa:

• Periksa tanggal kadaluarsa setiap obat.
• Pisahkan obat yang sudah kadaluarsa dari obat yang masih layak pakai.
• Catatlah jumlah obat yang kadaluarsa pada formulir stock opname.
• Musnahkan obat yang kadaluarsa sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Mencocokkan data stok:

• Cocokkan data hasil penghitungan dengan data stok obat di sistem komputer.
• Identifikasi selisih data antara hasil penghitungan dan data di sistem komputer.
• Selidiki penyebab selisih data dan lakukan koreksi data jika diperlukan.

Membuat laporan stock opname:

• Buatlah laporan stock opname yang berisi:
  • Tanggal dan waktu stock opname.
  • Nama dan jumlah obat yang dihitung.
  • Tanggal kadaluarsa obat.
  • Selisih data antara hasil penghitungan dan data di sistem komputer.
  • Penyebab selisih data dan tindakan koreksi.
• Arsipkan laporan stock opname dengan baik untuk digunakan sebagai referensi di masa depan.

Baca Juga:
Konseling Obat : Tujuan, Tahapan dan Siapa Yang Memerlukannya

3. Tindak Lanjut:

Melakukan analisis data:

• Analisis data stock opname untuk:
  • Mengidentifikasi tren penggunaan obat.
  • Menentukan kebutuhan stok obat di masa depan.
  • Mencegah stok obat habis atau kelebihan stok.
• Gunakan hasil analisis data untuk:
  • Membuat rencana pembelian obat.
  • Menyusun strategi pengelolaan persediaan obat.
  • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas apotek.

Menindaklanjuti selisih data:

• Selidiki penyebab selisih data antara hasil penghitungan dan data di sistem komputer.
• Lakukan tindakan koreksi data jika diperlukan.
• Implementasikan langkah-langkah pencegahan untuk menghindari terjadinya selisih data di masa depan.

Memberikan edukasi kepada staf:

• Berikan edukasi kepada staf apotek tentang:
  • Pentingnya stock opname.
  • Prosedur stock opname yang benar.
  • Tindakan yang harus diambil jika menemukan selisih data.
• Pastikan staf memahami peran mereka dalam menjaga akurasi data stok obat.

Melakukan stock opname secara berkala:

• Lakukan stock opname secara berkala, minimal setiap 3 bulan sekali.
• Frekuensi stock opname dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi apotek.
• Konsistensi dalam melakukan stock opname akan membantu meningkatkan akurasi data stok obat dan memaksimalkan pengelolaan persediaan obat.

Manfaat stock opname obat:

• Memastikan akurasi data stok obat:
  Memastikan bahwa data stok obat di sistem komputer akurat dan sesuai dengan kondisi fisik obat di apotek.
• Mencegah penyimpangan atau pencurian obat:
  Mencegah terjadinya penyimpangan atau pencurian obat dengan mendeteksi selisih data antara hasil penghitungan dan data di sistem komputer.
• Memaksimalkan pengelolaan persediaan obat:
  Membantu memaksimalkan pengelolaan persediaan obat dengan mengidentifikasi tren penggunaan obat dan menentukan kebutuhan stok obat di masa depan.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas apotek:
  Membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas apotek dengan mencegah stok obat habis atau kelebihan stok.
• Meningkatkan kepercayaan pelanggan:
  Meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap apotek dengan menunjukkan komitmen apotek dalam menjaga kualitas dan ketersediaan obat.

Kesimpulan:

Stock opname obat adalah kegiatan penting bagi apotek untuk memastikan akuratnya data stok obat, mencegah penyimpangan atau pencurian obat, dan memaksimalkan pengelolaan persediaan obat.

Dengan melakukan stock opname secara berkala dan terstruktur, apotek dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta membangun kepercayaan pelanggan.