Apa itu Stock Opname Obat? Ini Penjelasan dan Cara Melakukannya

December 24, 2022 apt. Nurul Triharyanti, S.Farm. Apotek

Mengelola apotek bukan hanya soal beli-obat-jual-obat. Di balik rak yang rapi dan etiket yang tertempel, ada satu kegiatan yang sering dianggap sepele padahal sangat menentukan: stok opname obat. Banyak pemilik apotek menunda-nunda aktivitas ini karena dianggap menyita waktu, atau bahkan tidak tahu bagaimana melakukannya secara sistematis.

Padahal, tanpa stok opname yang rutin dan terukur, apotek bisa mengalami kebocoran stok, kehilangan obat tanpa jejak, hingga kerugian yang pelan tapi pasti menggerus keuntungan.

Apa Itu Stok Opname Obat?

Stok opname obat adalah proses pencocokan antara jumlah fisik stok obat di apotek dengan jumlah yang tercatat dalam sistem (baik manual maupun digital). Proses ini bisa dilakukan secara rutin—bulanan, triwulanan, atau bahkan harian untuk barang tertentu.

Menurut Permenkes RI No. 73 Tahun 2016, khususnya dalam Pasal 19 ayat (2), setiap apotek wajib menyelenggarakan pengelolaan sediaan farmasi yang tertib administrasi dan terdokumentasi, termasuk dalam hal pencatatan dan evaluasi stok.

Artinya, stok opname bukan sekadar opsional, tapi merupakan bagian dari regulasi yang wajib dilaksanakan demi menjamin mutu pelayanan.

Table of Contents

Kenapa Stok Opname Itu Penting Banget?

Seringkali, apotek merasa sudah punya sistem yang cukup: ada kasir, ada pencatatan, bahkan ada software. Tapi tetap saja, stok sering “melenceng”.

Beberapa alasan kenapa stok opname wajib dijalankan:

Menghindari kerugian akibat pencurian atau kehilangan
Mendeteksi kesalahan input transaksi (misalnya saat penjualan atau retur)
Memastikan obat kedaluwarsa tidak ikut dijual
Menjaga akurasi laporan keuangan dan pembelian
Sebagai dasar untuk melakukan pengadaan ulang (defekta)

Kalau dilakukan dengan rutin, stok opname bisa menjadi alat pengendali kerugian dan bahan evaluasi yang sangat ampuh.

Kapan Waktu yang Tepat Melakukan Stok Opname?

Idealnya, stok opname dilakukan:

Setiap akhir bulan (stok rutin dan fast moving)
Setiap triwulan (stok slow moving)
Sebelum audit internal atau eksternal
Setiap akhir tahun sebagai bagian dari laporan tahunan

Namun, tidak semua apotek punya SDM cukup untuk melakukan semua itu. Maka jadwalkan stok opname berdasarkan prioritas: mulailah dari obat-obatan mahal, obat keras, dan barang fast moving.

Langkah-Langkah Stok Opname yang Benar

1. Siapkan Daftar Stok

Ambil data stok terakhir dari sistem. Jika masih manual, print out daftar stok yang tersedia, lengkap dengan jumlah, harga, dan lokasi penyimpanan.

Tips: urutkan berdasarkan rak atau kategori obat agar proses pengecekan lebih cepat.

2. Bentuk Tim dan Bagi Tugas

Minimal ada dua orang: satu sebagai pencatat, satu sebagai penghitung. Kalau apotek besar, bisa dibagi per kategori atau rak. Pastikan anggota tim tahu prosedur dasar dan sudah dilatih sebelumnya.

3. Hitung Fisik Stok dengan Teliti

Jangan hanya melihat dari depan rak. Periksa hingga ke belakang, termasuk di laci, box, atau lokasi penyimpanan tambahan. Catat jumlah sebenarnya dan beri tanda centang agar tidak terhitung dua kali.

Perhatikan juga:

Obat rusak
Obat kedaluwarsa
Obat yang sedang dipinjam atau dikembalikan

4. Bandingkan dengan Data Sistem

Setelah stok fisik dihitung, cocokkan dengan jumlah yang tercatat. Catat setiap selisih—baik kelebihan maupun kekurangan.

Contoh:

Sistem mencatat Paracetamol 100 strip
Fisik ditemukan 90 strip
→ Kekurangan 10 strip → dicari sebabnya

5. Investigasi Selisih

Selisih bisa terjadi karena:

Obat hilang (dicuri, rusak, tertukar)
Input salah saat transaksi
Retur belum tercatat
Transaksi manual tidak masuk ke sistem

Jika ditemukan selisih besar atau mencurigakan, lakukan investigasi internal. Jangan langsung menyalahkan staf, bisa jadi karena prosedur yang tidak jelas.

6. Update Data dan Buat Laporan

Setelah semua dicocokkan dan diperbaiki, update stok di sistem dan arsipkan laporan opname. Laporan ini bisa digunakan sebagai bahan evaluasi manajemen, perencanaan pembelian, hingga kebutuhan pelatihan staf.

Kesalahan Umum Saat Melakukan Stok Opname

Hanya dilakukan sekali setahun
Dilakukan saat apotek buka dan ramai
Tidak ada SOP, sehingga tim bingung
Hasil opname tidak di-update ke sistem
Tidak dicatat alasan selisih

Jika semua langkah di atas diabaikan, maka stok opname hanya jadi formalitas tahunan, tanpa dampak nyata.

Cara Mempermudah Proses Stok Opname

Proses stok opname manual seringkali melelahkan dan memakan waktu. Di sinilah peran teknologi bisa sangat membantu. Dengan menggunakan software apotek, kamu bisa:

Mencetak form opname otomatis
Melihat stok real-time dan perbandingan data
Mendeteksi perbedaan stok secara cepat
Menyimpan histori opname sebagai arsip digital
Melakukan rekonsiliasi otomatis

Alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencocokkan angka, kamu bisa menyelesaikan opname dalam waktu singkat, akurat, dan minim kesalahan.

Kesimpulan

Stok opname mungkin terlihat sebagai tugas administratif biasa, tapi sebenarnya ini adalah fondasi penting dari pengelolaan apotek yang sehat.

Tanpa stok opname yang rutin dan rapi, apotek bisa kehilangan jutaan rupiah per tahun tanpa disadari. Mulai dari obat hilang, stok fiktif, hingga pembelian yang salah sasaran.

Jangan menunggu hingga kerugian besar terjadi. Terapkan stok opname sebagai kebiasaan baik di apotekmu—dan permudah semuanya dengan software apotek yang bisa membantumu bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Referensi

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek – Pasal 19 ayat (2)
Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Pedoman Penyelenggaraan Apotek
Buku Panduan Manajemen Obat – Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Kementerian Kesehatan RI
Blog Apotek Digital – “Stok Opname: Bagaimana Cara Melakukannya dan Mengapa Itu Penting?”

Kalau kamu ingin artikel lain dengan gaya storytelling seperti ini, tinggal beri temanya. Siap bantu!

Mau Stock Opname Tanpa Ribet?

Penjelasan diatas adalah tata cara melakukan stok opname secara manual. Nahh, kalau anda ingin melakukan stok opname dengan cara lebih praktis.

Maka anda bisa memakai Vmedis, karena dengan vmedis stok opname bisa tinggal pakai HP, jadi tidak perlu mengganggu komputer kasir dan tidak perlu tutup apotek.

Bagi kamu yang merasa bahwa hal ini perlu untuk usaha apotekmu, maka bisa mencoba menggunakan software apotek dari Vmedis yang sudah terbukti mudah dan sangat efisien.

Referensi:

Vmedis – Software Apotek Anti Bocor Terbaik. Yuk, Daftar Demo Aplikasinya Gratis!
Cek Juga Testimoni dari Ratusan Apotek Klinik di seluruh Indonesia