Menangani Kerusakan Obat Saat Penerimaan: Prosedur dan Solusi Praktis

Menjaga kualitas obat merupakan tanggung jawab penting bagi setiap apotek. Namun, dalam proses penerimaan dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau supplier, tak jarang ditemui kerusakan obat yang dapat memengaruhi mutu hingga menimbulkan kerugian finansial. Lalu, bagaimana cara menanganinya dengan tepat? Berikut ulasannya.

Mengapa Kerusakan Obat Saat Penerimaan Perlu Diantisipasi?

1. Keamanan Pasien
   Obat rusak berpotensi menyebabkan efek terapeutik menurun atau bahkan efek samping berbahaya bagi pasien.
2. Kerugian Finansial
   Jika obat tidak layak jual, apotek perlu menanggung biaya penggantian dan risiko stok menumpuk.
3. Menjaga Reputasi
   Apotek yang konsisten menjaga kualitas produk akan memiliki citra positif di mata konsumen dan mitra bisnis.

Tanda-Tanda Kerusakan Obat yang Harus Diwaspadai

1. Kemasan Terkoyak atau Penyok
   Packaging yang cacat bisa menandakan obat terpapar lingkungan ekstrem seperti panas, lembap, atau benturan keras.
2. Label Tidak Sesuai
   Perhatikan kesesuaian nama obat, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa. Jika terdapat kekeliruan, obat sebaiknya diperiksa lebih lanjut.
3. Perubahan Bentuk atau Warna
   Tablet yang remuk, sirup yang menggumpal, atau kapsul berubah warna menandakan obat tidak dalam kondisi optimal.

Langkah-Langkah Menangani Kerusakan Obat

1. Segera Isolasi Obat yang Rusak
   Pisahkan dari stok yang sehat agar tidak terjadi kontaminasi atau tercampur dengan obat lain.
2. Verifikasi dengan Dokumen Penerimaan
   Cocokkan jumlah, batch, serta detail obat di faktur dan purchase order. Jika obat rusak tidak tercantum, catat secara terpisah.
3. Laporkan kepada Supplier atau Distributor
   Sampaikan bukti kerusakan—termasuk foto dan detail kondisi kemasan—agar proses klaim penggantian berjalan lancar.
4. Lakukan Dokumentasi Internal
   Catat kerusakan dan tindak lanjut secara rinci untuk memudahkan audit dan mencegah kejadian terulang.

Mencegah Kerusakan Obat Sebelum Terjadi

1. Pastikan Proses Pengiriman Aman
   Pilih supplier dengan standar pengiriman profesional—terutama untuk obat yang memerlukan rantai dingin (cold chain).
2. Terapkan SOP Penerimaan Obat
   Gunakan checklist penerimaan yang mencakup pemeriksaan fisik dan dokumen pendukung agar tak ada detail terlewat.
3. Simpan dengan Kondisi Ideal
   Setelah diterima, perhatikan suhu, kelembapan, serta penempatan stok sesuai metode FEFO (First Expired, First Out).

Dukung Proses Manajemen dengan Software Apotek

Agar seluruh prosedur di atas berjalan mulus, Anda dapat memanfaatkan software apotek dari VMedis. Dengan fitur seperti manajemen stok real-time, pencatatan batch dan kedaluwarsa, serta laporan penjualan terintegrasi, Anda dapat memantau kondisi obat secara menyeluruh dan mengantisipasi potensi kerusakan sejak dini. Selain itu, sistem notifikasi akan membantu Anda menjaga kualitas obat hingga tiba di tangan pasien.

Dengan menerapkan langkah-langkah di atas—mulai dari pemeriksaan fisik, pelaporan tepat waktu, hingga memanfaatkan teknologi—apoteker dan pebisnis apotek dapat meminimalkan kerusakan obat serta memastikan mutu produk tetap terjaga. Hasilnya, reputasi apotek semakin solid dan kepercayaan pelanggan pun meningkat. Semoga bermanfaat!