Surat Pesanan Obat Apotek dan Contohnya, Apoteker Wajib Tahu!
Dalam dunia kefarmasian, surat pesanan obat (SPO) memegang peranan penting sebagai alat komunikasi resmi antara apotek atau sarana pelayanan kesehatan lainnya dengan pemasok obat, seperti Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Keberadaan SPO menjadi kunci utama dalam memastikan ketersediaan obat yang tepat, dalam jumlah yang memadai, dan tepat waktu untuk memenuhi kebutuhan pasien.
Manfaat Surat Pesanan Obat
SPO memiliki beberapa manfaat penting bagi apotek, sarana pelayanan kesehatan, dan PBF, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi pemesanan obat: SPO membantu apotek atau sarana pelayanan kesehatan dalam merinci kebutuhan obat secara detail, sehingga PBF dapat menyiapkan dan mengirimkan obat dengan lebih akurat dan efisien.
- Meminimalisir kesalahan pemesanan: SPO membantu mengurangi risiko kesalahan pemesanan obat, seperti jenis obat, jumlah, dan dosis yang tidak sesuai.
- Memperlancar proses pengiriman: SPO yang jelas dan lengkap dapat memperlancar proses pengiriman obat dari PBF ke apotek atau sarana pelayanan kesehatan.
- Membantu pengendalian stok obat: SPO membantu apotek atau sarana pelayanan kesehatan dalam memantau dan mengendalikan stok obat, sehingga dapat meminimalisir risiko kekosongan stok obat.
- Mempermudah pelacakan transaksi: SPO menjadi bukti dokumentasi transaksi pemesanan obat antara apotek atau sarana pelayanan kesehatan dengan PBF, sehingga memudahkan pelacakan dan audit keuangan.
Tujuan Surat Pesanan Obat
Tujuan utama pembuatan SPO adalah untuk:
- Membuat pesanan obat kepada PBF: SPO merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk memesan obat kepada PBF.
- Mencatat jenis dan jumlah obat yang dipesan: SPO berisi informasi detail tentang jenis obat, jumlah obat, dosis obat, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
- Memastikan kualitas obat: SPO dapat membantu memastikan bahwa obat yang dipesan berasal dari PBF yang resmi dan terpercaya.
- Menjaga ketersediaan obat: SPO membantu apotek atau sarana pelayanan kesehatan dalam menjaga ketersediaan obat yang dibutuhkan pasien.
- Memenuhi regulasi yang berlaku: SPO harus dibuat sesuai dengan regulasi yang berlaku di Indonesia untuk memastikan legalitas dan akuntabilitas transaksi pemesanan obat.
Macam-Macam Surat Pesanan Obat
Surat Pesanan Obat bebas dan Bebas Terbatas (Reguler)
Jenis surat pemesanan obat yang pertama adalah obat bebas dan obat-obatan tertentu. Untuk jenis obat bebas terbagi menjadi dua, yakni bebas dan bebas terbatas. Obat bebas adalah obat yang djual bebas di pasaran dan bisa dibeli tanpa harus menggunakan resep dokter.
Beda halnya dengan obat bebas terbatas, yang mana dosis dan penjualannya harus dengan resep dokter dan disertai dengan peringatan, baik mengenai dampak dan efek sampingnya.
Contoh :
Persyaratan Surat Pesanan Manual:
- Kop surat apotek: Mencantumkan nama apotek, alamat, nomor telepon, dan nomor SIPA/SIK TTK.
- Nomor surat pesanan: Berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap pemesanan.
- Tanggal pemesanan: Mencatat tanggal pemesanan obat.
- Identitas PBF: Mencantumkan nama lengkap dan alamat lengkap PBF tujuan pemesanan.
- Daftar pesanan: Berupa tabel yang berisi informasi detail tentang obat yang dipesan, meliputi:
- Nama obat
- Bentuk sediaan
- Kemasan
- Jumlah yang dipesan
- Tanggal kadaluarsa
- Nomor batch
- Tanda tangan dan stempel apoteker penanggung jawab (APJ): Menandakan keabsahan surat pesanan.
- Surat pesanan manual harus dibuat rangkap dua dan asli, dengan satu rangkap disimpan di apotek dan satu rangkap diserahkan kepada PBF.
Persyaratan Surat Pesanan Elektronik:
- Sistem elektronik: Harus menggunakan sistem elektronik yang aman dan terjamin kerahasiaannya, serta dapat diakses dan dipertanggungjawabkan oleh APJ.
- Format data: Sistem elektronik harus mampu menghasilkan format data yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh instansi terkait.
- Tanda tangan elektronik: Surat pesanan elektronik harus dilengkapi dengan tanda tangan elektronik APJ yang terverifikasi dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan manual.
- Arsip: Sistem elektronik harus mampu menyimpan arsip surat pesanan elektronik dengan aman dan mudah diakses.
- Surat pesanan elektronik harus disimpan minimal selama 3 tahun dan dapat ditunjukkan kepada pihak berwenang jika diperlukan.
Surat Pesanan Obat prekursor
Surat pesanan obat kedua adalah untuk surat obat prekursor. Pemberiannya tidak bisa dilakukan secara sembarangan dan obat-obatan jenis ini bisa dibeli di apotek namun harus dengan resep dokter yang sudah berpengalaman. surat pesanan obat prekursor ini harus dipisah dengan reguler dan jika dibuat manual, harus rangkap 3. 2 Rangkap untuk PBF, 1 rangkap untuk disimpan di Apotek.
Biasanya, apoteker akan memberitahukan kepada pembeli obat tersebut, siapa dokter yang berhak memberikan resep obat sesuai dengan kebutuhan. Hal ini dilakukan untuk mengindari sesuatu yang tidak diinginkan di kemudian hari.
Secara umum, obat prekursor adalah obat yang berbahan dasar kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku obat narkotika dan psikotropika. Dalam dunia medis, prekursor ini dapat digunakan sebagai bahan baku untuk keperluan proses industri obat-obatan.
Contoh :
Baca Juga :
Cara Bikin Surat Pesanan Obat Instan, Anti Ribet!
Surat Pesanan Obat narkotika
Mungkin Anda sudah tidak asing dengan istilah narkotika, namun banyak masyarakat kerap kali menyandingkan narkotika dengan hal berbau kriminal.
Padahal, narkotika sendiri merupakan jenis obat dalam dunia medis yang juga sangat penting. Pada dasarnya, obat jenis narkotika adalah yang berasal dari tanaman maupun bukan tanaman, baik yang sintetis dan bukan sintetis.
Obat ini dapat menyebabkan menurunnya tingkat kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi, dan menghilangkan rasa nyeri. Bahkan obat ini dapat menyebabkan ketergantungan.
Oleh karena itu, apoteker sebaiknya berhati-hati dalam memberikan jenis surat pesanan ini dan harus dengan resep yang sudah dianjurkan oleh dokter. Apabila tidak ada resep dokter, bisa saja obat tersebut disalahgunakan untuk hal-hal negatif. Surat pesanan narkotika ini juga sama persyaratannya seperti prekursor, harus dibuat 3 rangkap jika manual.
Contoh :
Surat Pesanan Obat psikotropika
Selanjutnya adalah surat untuk pesanan obat jenis psikotropika. Pada dasarnya, obat psikotropika adalah obat keras baik secara alamiah maupun sintetis bukan narkotika. Obat jenis ini memberikan khasiat pada psikoaktif melalui pengaruh selektif terhadap susunan saraf pusat.
Nah, kondisi ini bisa menyebabkan perubahan tidak hanya pada perilaku seseorang, tapi juga aktivitas mentalnya. Sama seperti obat keras lainnya, di sini apoteker perlu berkoordinasi dengan dokter untuk memberikan takaran atau dosis yang sesuai dengan kondisi pasien.
Bila dosis dan takaran tidak sesuai, bahkan hingga berlebihan, akan berpengaruh besar terhadap kondisi saraf pasien ke depannya.
Jadi, dengan memahami masing-masing jenis surat pesanan obat, maka setiap apoteker kini dapat bekerja lebih optimal dalam menyiapkan obat-obat yang dipesan pelanggan. Untuk lebih meningkatkan efisiensi waktu dan menghindari terjadinya human error dalam pembuatan jenis surat pesanan obat. Surat pesanan psikotropika ini juga sama seperti prekursor dan narkotika, dimana jika manual harus 3 rangkap.
Contoh :
Anda juga bisa memanfaatkan layanan software apotek terbaik di Indonesia, Vmedis. Software apotek ini memberikan kemudahan membuat berbagai jenis pesanan obat. Jadi, para apoteker bisa menghindari kesalahan dalam memilihkan obat untuk pasien atau konsumen.
Sumber Resmi:
- Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 7 Tahun 2019 tentang Pelayanan Kefarmasian https://peraturan.go.id/id/peraturan-bpom-no-7-tahun-2019
- Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 24 Tahun 2021 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi https://jdih.pom.go.id/
