Tips Memilih Supplier Obat yang Konsisten dan Bisa Diajak Kerja Sama

Last Updated on September 24, 2025

Jika apotek adalah sebuah restoran, maka supplier atau PBF (Pedagang Besar Farmasi) adalah pemasok bahan baku utamanya. Kualitas dan kelancaran “dapur” apotek Anda sangat bergantung pada performa mereka.

Memilih supplier yang salah bisa menjadi sumber frustrasi yang tak ada habisnya. Masalah seperti barang sering kosong, pengiriman terlambat, faktur berantakan, hingga sales yang sulit dihubungi dapat melumpuhkan operasional dan merusak reputasi apotek Anda di mata pelanggan.

Banyak pemilik apotek terjebak hanya pada satu kriteria: harga termurah. Padahal, dalam jangka panjang, supplier yang ideal adalah partner strategis. Mereka tidak hanya menjual produk, tetapi juga mendukung kelancaran bisnis Anda.

Kuncinya ada pada dua kata: konsisten dan bisa diajak kerja sama. Berikut adalah tips praktis untuk menemukan supplier yang memenuhi kedua kriteria tersebut.

“Konsisten” Lebih dari Sekadar Pengiriman Tepat Waktu

Konsistensi adalah pilar keandalan. Saat menilai supplier, perhatikan tiga area konsistensi berikut:

1. Konsistensi Ketersediaan Produk (Stok)

Supplier yang baik mampu menjaga ketersediaan stok, terutama untuk produk-produk yang cepat laku (fast moving). Apa gunanya harga murah jika saat Anda butuh, barangnya selalu kosong? Supplier yang sering mengalami kekosongan produk akan memaksa Anda mencari sumber lain secara mendadak, yang tentunya merepotkan dan tidak efisien.

2. Konsistensi Kualitas dan Keaslian Produk

Ini adalah area yang tidak bisa ditawar. Supplier Anda wajib secara konsisten menyediakan produk yang asli, legal, dan ditangani sesuai standar Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Pastikan mereka memiliki Izin PBF resmi dan rekam jejak yang bersih.

3. Konsistensi Harga dan Skema Diskon

Harga yang stabil dan dapat diprediksi memudahkan Anda dalam merencanakan keuangan dan menetapkan harga jual. Waspadai supplier yang harganya naik-turun secara drastis tanpa pemberitahuan. Selain itu, pastikan skema diskon atau bonus yang mereka tawarkan jelas, transparan, dan diterapkan secara konsisten pada setiap faktur.

Ciri-Ciri Supplier yang “Bisa Diajak Kerja Sama”

Kerja sama yang baik didasari oleh komunikasi dan pelayanan yang solutif. Ini adalah faktor “manusia” yang seringkali menentukan kepuasan jangka panjang.

1. Sales Representatif yang Responsif dan Solutif

Sales yang baik adalah mitra diskusi Anda. Mereka mudah dihubungi, proaktif memberikan informasi produk baru atau promo, dan yang terpenting, ikut membantu mencarikan solusi saat ada masalah. Mereka tidak hanya datang untuk mengambil Surat Pesanan (SP), tetapi juga untuk memastikan kebutuhan Anda terpenuhi.

2. Fleksibilitas dalam Pembayaran dan Retur

Setiap bisnis memiliki arus kas yang dinamis. Supplier yang kooperatif biasanya bisa memberikan termin pembayaran (TOP) yang wajar. Selain itu, pastikan mereka memiliki prosedur retur barang (misalnya untuk produk rusak atau mendekati ED) yang jelas, adil, dan tidak berbelit-belit.

3. Administrasi yang Rapi dan Jelas

Faktur yang datang terlambat, tidak sesuai dengan pesanan, atau sulit dibaca adalah sumber sakit kepala bagi bagian administrasi dan pembelian Anda. Supplier yang profesional selalu mengirimkan dokumen yang rapi, akurat, dan tepat waktu, sehingga memudahkan proses verifikasi dan pembayaran Anda.

Cara Praktis Menilai dan Memilih Supplier

1. Verifikasi Legalitas: Langkah pertama dan utama. Selalu cek status Izin PBF mereka melalui situs resmi BPOM. Coret nama supplier yang tidak terdaftar.
2. Lakukan Uji Coba (Trial Order): Jangan langsung berkomitmen dengan pesanan dalam jumlah besar. Mulailah dengan pesanan kecil untuk beberapa item penting. Dari sini, Anda bisa menilai seluruh proses mereka, mulai dari kecepatan respons sales hingga kondisi barang saat diterima.
3. Minta Referensi: Jangan ragu bertanya kepada rekan sesama pemilik apotek. Pengalaman mereka adalah sumber informasi yang sangat berharga untuk menilai reputasi sebuah PBF.
4. Diversifikasi Supplier: Jangan menaruh semua telur dalam satu keranjang. Idealnya, miliki satu atau dua supplier utama dan beberapa supplier pendukung untuk memastikan ketersediaan stok jika supplier utama Anda mengalami kendala.

Kesimpulan: Kelola Hubungan Supplier Secara Profesional dengan Bantuan Sistem

Menemukan supplier yang tepat adalah separuh dari perjuangan. Separuh lainnya adalah mengelola hubungan dengan mereka secara efisien. Mencatat pesanan, membandingkan riwayat harga, dan melacak performa dari beberapa supplier secara manual bisa sangat merepotkan.

Di sinilah sistem manajemen apotek modern berperan. Aplikasi Apotek Vmedis menyediakan fitur yang dirancang untuk mempermudah manajemen supplier Anda:

• Manajemen Pembelian: Anda bisa membuat Surat Pesanan (SP) digital, mengirimkannya langsung ke sales, dan melacak status pesanan dengan mudah.
• Riwayat Harga Beli: Vmedis secara otomatis mencatat harga beli setiap produk dari setiap supplier. Ini memudahkan Anda untuk membandingkan harga dan memastikan Anda selalu mendapatkan penawaran terbaik.
• Analisis Supplier: Dengan data yang tercatat, Anda bisa menganalisis PBF mana yang paling konsisten dalam menyediakan produk tertentu. Ini membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas.

Pilih supplier Anda dengan bijak, dan kelola hubungan tersebut dengan cerdas. Dengan sistem yang tepat, proses pengadaan obat di apotek Anda akan berjalan lancar, efisien, dan menguntungkan.