Rahasia Menjaga Ketersediaan Obat Tanpa Harus Overbudget
Last Updated on July 18, 2025
Memastikan rak apotek selalu terisi tanpa membebani kas bukan perkara mudah. Di satu sisi, terlalu banyak stok bikin modal terikat—seperti investasi yang terlambat kembali. Di sisi lain, kekosongan stok membuat pasien kecewa dan bisa mengalih ke apotek lain. Lalu, bagaimana menjaga keseimbangan itu?
Menurut Keputusan Menkes No. 1121/Menkes/SK/XII/2008 dan Petunjuk Teknis Rencana Kebutuhan Obat (2023), strategi pengadaan obat harus sistematis, akuntabel, dan sesuai kebutuhan pelayanan. Intinya: cukup, tepat waktu, namun efisien
Mengenal Tren dan Pola Penjualan
Langkah pertama adalah memahami pola penjualan—andalan obat apa saja saat tertentu. Data historis penjualan menyajikan petunjuk jelas: mana yang cepat laris, mana yang perlu jadi cadangan. Misalnya, musim hujan menaikkan permintaan obat flu, sehingga stok harus disesuaikan. Ini sejalan dengan metode konsumsi atau morbiditas—cara yang umum dipakai apotek efisien .
Terapkan Metode ABC‑VEN dan Batas Stok Jelas
Mengklasifikasikan stok berdasarkan nilai dan urgensi menjadi strategi ampuh:
- A: stok bernilai tinggi dan laku cepat (misalnya antibiotik)
- B: nilai menengah
- C: nilai rendah, rotasi lambat
Ditambah pendekatan VEN: Vital–Essential–Non‑essential
Lalu, tentukan batas:
- Safety Stock sebagai cadangan saat permintaan naik atau supply terlambat
- Stok Maksimum agar tidak wasteful atau overbudget
Terapkan kesinambungan perhitungan stok ambang berdasarkan pola konsumsi bulanan dan safety stock—mirip rumus konsumsi + lead time − stok saat ini (Vmedis)
Strategi Pembelian & Seleksi PBF
Efisiensi pengadaan sangat bergantung pada strategi pembelian dan pemilihan supplier:
- Bandingkan beberapa PBF untuk harga & waktu kirim terbaik
- Negosiasi volume pembelian: batch besar biasanya diskon, tapi pastikan tidak overbudget
- Frekuensi pembelian disesuaikan anggaran dan kebutuhan: rutin kecil lebih aman daripada sekali banyak
Optimasi Penyimpanan dan Rotasi Stok
Ketersediaan belum cukup jika penataannya buruk:
- Gunakan sistem FEFO/FIFO agar stok lama diprioritaskan keluar
- Pisahkan rak berdasarkan kelas obat & label jelas termasuk tanggal ED
- Jaga suhu dan kelembapan sesuai farmasi agar kualitas terjaga
Audit bulanan seperti cycle count disertai pengecekan kewajaran stok membantu meminimasi deadstock
Teknologi & Software Apotek: Kunci Efisiensi
Manajemen manual bisa saja, tapi rentan human error. Software apotek seperti Vmedis atau Apotek Digital menawarkan tools otomatis:
- Kartu stok real-time dengan notifikasi stok rendah & ED
- Analisis Pareto/Defecta untuk fokus pada produk prioritas
- Modul pemesanan otomatis integrasi PBF & dashboard pengeluaran
- Laporan stok, keuangan, dan performa bisa diakses kapan saja
Dengan teknologi, apotek kecil pun bisa menjaga ketersediaan tanpa harus belanja berlebihan.
Evaluasi Berkala dan Penganggaran Tepat
Stok siap, gudang rapi, tapi bagaimana memastikan tetap efisien?
- Evaluasi Inventory Turnover Rate (ITOR): mutasi stok ideal >10x/tahun
- Ukur frekuensi ED: idealnya tidak ada barang expired dalam 3 bulan terakhir
- Rekalkulasi budgeting bulanan: pastikan porsi modal persediaan ≤70% omzet
Libatkan Tim dan Bangun Budaya Akuntabilitas
Sistem terbaik tak berjalan tanpa tim yang solid:
- Latih staf tentang perhitungan stok, penggunaan software, dan SOP penyimpanan
- Adakan briefing dan evaluasi rutin atas data stok & pengadaan
- Tingkatkan akuntabilitas: jika ada selisih atau deadstock, cari akar masalah dan perbaiki bersama
Kesimpulan
Menjaga ketersediaan obat tanpa boros modal bukan mitos. Dengan strategi tepat—data penjualan, metode stok ABC‑VEN, pembelian pintar, penyimpanan optimal, audit berkala, dan teknologi—apotek dapat memberikan layanan terbaik tanpa tekanan budget.
Jika Anda ingin memulai transformasi digital dalam pengelolaan stok obat, sekarang saatnya mencoba software apotek yang dirancang untuk membantu apotek kecil menjaga ketersediaan obat dengan anggaran yang efisien
